【自治体向け】請求書の処理に手間がかかる理由は？78の自治体へ導入実績のある企業が解説。解消方法も紹介

更新日：2025.12.23

ー目次ー

自治体の経理・会計担当者として、「請求書の処理にいつも時間がかかる」「支払いの抜け漏れや期限対応に追われている」――そんな悩みを抱えていませんか？通信費や水道光熱費など、拠点ごと・部門ごとにバラバラ届く大量の請求書。内容確認や仕分け、証憑書類の管理に追われ、本来注力すべき業務に時間を割けない現場も多いはずです。

本記事では、78の自治体への導入実績をもとに、請求書業務の流れや現場のリアルな課題、そして「Gi通信」「One Voice公共」など一括請求サービスで実現できる具体的な解決策を詳しく解説します。他自治体の改善事例も交えながら、煩雑な請求業務をどう効率化しDXを進めるか、そのポイントをお伝えしていきます。

こんな方にオススメ

現場の請求書処理や証憑管理に大きな負担を感じている
通信費や水道光熱費の請求管理・支払業務を効率化したい

この記事を読むと···

自治体の請求書処理の現状と、主な課題・その根本原因が分かる
導入実績のある一括請求サービス活用により、業務の大幅な省力化とミス削減が実現できる方法が理解できる

自治体における請求書処理の基本と流れ

自治体の主計課や出納課では、毎月さまざまな部署や施設から多種多様な請求書と支払命令書が集まります。これらは、内容の確認、伝票の作成、会計課への提出、支払い処理、証憑書類の保管といった複数の段階を経て処理されます。

特に通信費や水道光熱費などは、部署や事業者ごとに請求日や書式が統一されていないことが多く、確認や仕分け作業が煩雑になりやすい分野です。ここでは、自治体における請求書処理の一般的な流れと、各工程で直面しやすい実務上の課題を整理します。

まずは主な工程を確認しましょう。

請求書の受領から支払いまでの流れ
支払命令書の作成と会計課での審査
証憑書類の保管・管理の手間

請求書の受領から支払いまでの流れ

自治体では、各課や施設に届いた請求書をまず担当者が内容確認します。請求書の発行元や科目ごとに、請求日やフォーマットが異なることが多いため、受領した時点での仕分けや確認作業が欠かせません。

その後、課ごとに支払命令書が作成され、請求書とともに会計課に提出されるので、会計課ではこれらをまとめて審査し、問題がなければ支払い処理へ進みます。

こうした一連の流れは、各課と会計課が連携しながら進める必要があるため、情報の行き違いや処理の遅れが発生しやすい工程でもあります。特に月末や決算期には、処理が集中し、現場の負担が増す傾向です。

支払命令書の作成と会計課での審査

請求書を受け取った担当課は、内容を確認したうえで支払命令書を作成します。この命令書には、請求内容に誤りがないか、金額や用途が正確かどうかを再度チェックする役割も含まれます。

作成後は、会計課に提出し、会計課で再度審査が行われます。ここでは、請求書と命令書の突合せや、予算科目のチェック、支払期日の管理など、ミスが許されない重要な業務が集中します。

審査段階で不備や疑義があれば、担当課に差し戻しとなり、再確認や修正が求められるため、業務が重複しがちです。これが業務効率や現場負担の増大につながっています。

証憑書類の保管・管理の手間

支払いが完了した後も、証憑書類の保管・管理という工程が残ります。紙の請求書や支払命令書はファイリングして保管し、電子請求書の場合は所定のフォルダに保存します。

自治体では請求書の枚数が多く、紙の場合は物理的な保管スペースの確保や整理に手間がかかります。また、電子化されていてもフォルダ分けや検索性の確保、監査対応のための整理が求められるため、運用ルールの整備や定期的なチェックが不可欠です。

請求書が増えるほど、これらの保管・管理業務も比例して複雑化し、監査や内部統制の観点からも現場の負担が大きくなります。

現場で感じる主な課題

自治体で請求書処理を担う現場では、日々さまざまな課題が生じています。特に、通信費や水道光熱費のように毎月発生し、複数の課や施設ごとに請求書が届く科目では、その処理負担が大きくなりがちです。
ここでは、実際に現場の担当者が感じている主な課題を整理し、それぞれどのような構造的な問題が生じているのかを把握します。

まずは現場で頻繁に挙がる具体的な課題をリストアップしましょう。

請求書の到着・処理タイミングのばらつき
手作業の多さと業務負担
証憑管理・監査対応の煩雑さ
通信費・水道光熱費に共通する課題

これらの課題は、単なる"手間が多い"だけでなく、支払い遅延や会計ミス、監査時の対応負荷といったリスクにも直結します。それぞれの内容を詳しく見ていきます。

請求書の到着・処理タイミングのばらつき

通信費や水道光熱費の請求書は、事業者ごとに異なる日程で届きます。請求書のフォーマットも統一されていないため、内容確認や支払命令書の作成に余計な時間がかかりやすい状況です。
特に月末や決算期には支払い期日の迫った請求書が集中的に届き、急ぎで処理する必要が生じます。

担当者は期日を守るために、短期間で複数の書類を確認・作成しなければならず、精神的なプレッシャーも大きくなります。これらが重なると、支払い漏れや内容確認ミスのリスクも高まるため、現場では一層の効率化が求められています。

手作業の多さと業務負担

請求書処理の現場では、内容の確認から支払命令書の作成、会計課への提出に至るまで、ほとんどの工程が手作業に依存しています。
自治体では人員増加が難しく、限られた人数で急増する業務量に対応しなければならないため、1人あたりの負担が年々増加しています。

特に、請求書が多い月や繁忙期には、伝票起票や押印・回覧といった細かい作業が重なり、長時間労働や業務の遅延が発生しやすくなります。
効率化の必要性は認識しつつも、現実には自動化やシステム導入が難しい状況が続いているのが実態です。

証憑管理・監査対応の煩雑さ

自治体の会計処理では、請求書を証憑書類として厳格に保管・管理しなければなりません。紙の請求書の場合、ファイリングや保管場所の確保が必須となり、件数が多い自治体ほどスペース不足や整理の手間が課題となります。
電子請求書であっても、フォルダ整理や検索性の確保や電子帳簿保存法への対応など、運用ルールの整備が求められています。

監査対応時には迅速に必要な書類を提示できる体制が必要ですが、現場では日常業務と並行しての対応となるため、負担が大きいと感じる担当者が多くなっています。

通信費・水道光熱費に共通する課題

通信費や水道光熱費のように、毎月必ず発生し、さまざまな部署や施設ごとに請求書が届く経費項目は、特に処理の負担が大きくなりやすい分野です。さらに、事業者ごとに紙・電子の区分や請求日が異なり、1枚の請求書に複数の明細が含まれていることが多いです。

このため、配賦や仕分け作業が煩雑化しやすく、確認や管理の工数が膨らむ傾向にあります。
特に、拠点数が多い自治体や部門横断的な経費管理が必要なケースでは、手作業によるミスや業務遅延のリスクが高まります。こうした負担の大きさが、現場で効率化ニーズが高まる主要な要因です。

通信費・水道光熱費の請求処理に特有の課題

自治体の経理・会計現場で最も手間がかかる科目として挙げられるのが通信費と水道光熱費です。これらの請求処理は、通常の経費処理と比べて作業量が格段に多くなりがちです。加えて、現場の業務負担も年々増加傾向にあります。

また、請求書一枚に複数の明細が含まれていたり、業者ごとにフォーマットが異なる上、用途や予算科目ごとに細かい仕分け作業が求められます。さらに、遠隔地の施設からの書類搬送や、納付書制度の変更など外部要因にも対応する必要があるため、現場の負担は年々増加傾向にあります。主な課題は以下の3点です。

請求書の枚数・仕分け作業の多さ
予算科目や用途ごとの細かい管理
地理的制約や制度変更への対応

それぞれの課題について、具体的な現場の状況をひも解いていきます。

請求書の枚数・仕分け作業の多さ

通信費や水道光熱費の請求書は、自治体の場合、毎月多数にのぼります。一枚の請求書に複数の施設や部門ごとの明細が記載されていることも多く、担当者は一つ一つ目視で内容を確認し、必要な仕分け作業を行わなければなりません。

たとえば、総務部の固定電話、主計課のFAX、住民課のインターネット回線など、細かい明細が混在しているため、月末や期末には配賦作業が集中します。請求書の枚数が多いほど、手作業によるミスや確認漏れのリスクも高まり、工数も膨大になります。

このため、日常業務の合間に請求書処理を進める現場では、時間的・精神的負担が大きくなりがちです。

予算科目や用途ごとの細かい管理

自治体の会計処理では、通信費や水道光熱費といった経費も、用途や予算科目ごとに正確に管理する必要があります。

たとえば、電気料金一つ取っても、事業ごと・拠点ごと・用途ごとに仕分けし、それぞれの科目に正しく計上しなければなりません。請求書の明細をもとに、管理台帳やマスタと突き合わせて配賦作業を行うため、情報の更新や確認作業が煩雑化しやすいのが現状です。

新しい拠点や契約変更が発生すれば、それに応じて配賦ルールや台帳情報を見直す必要が生じ、管理の手間とミスのリスクが増してしまいます。限られた人員の中でこれらをミスなく運用するのは、現場にとって大きな課題です。

地理的制約や制度変更への対応

自治体の施設や支所は広範囲に分散していることが多く、遠隔地からの書類搬送が必要となる場面も少なくありません。

本庁舎へ請求書を届けるために、車で何時間もかけて運搬するケースも見られます。しかも、通信費や水道光熱費の請求書は届く日や支払日がバラバラなため、一度で全ての書類を揃えて搬送・処理するのは困難です。

加えて、納付書の銀行窓口取り扱い終了など、制度面の変更が相次いでおり、これらに迅速に対応するためには、運用フローや支払い手順の見直しも求められます。こうした外部要因への対応力も、業務負担をさらに押し上げる大きな要素となっています。

現場での工夫・改善事例

現場の自治体や会計担当者が業務負担を減らすためにどのような工夫を積み重ねてきたか、具体的な改善策を紹介します。請求書処理の効率化は、単なる作業手順の短縮にとどまらず、ヒューマンエラーの防止や納期遵守の強化にもつながります。
ここでは、自治体が実際に取り入れている代表的な三つの取り組みに焦点を当て、それぞれの特徴と効果を整理します。

会計システムやRPAの活用による自動化
請求書の集約受領や月次一括処理
予算科目の自動仕分けや明細データの活用

こうした工夫が現場の業務改革をどのように後押ししているのか、順に見ていきましょう。

会計システムやRPAの活用による自動化

近年、多くの自治体で会計システムやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用し、請求書の支払処理や会計システムへのデータ連携を自動化する取り組みが見られます。毎月発生する定型的な入力作業や伝票作成を自動化し、人手による作業ミスや確認漏れのリスクが大幅に減少します。
会計システムとRPAを連携させることで、複数の請求書情報を一括で取り込み、支払いデータや証憑の管理も効率的に行えるようになります。

限られた人員で正確かつ迅速に業務を回すための有効な手段として注目されていますが、これらを実現するためには人員や予算の面でハードルがある自治体も少なくありません。

請求書の集約受領や月次一括処理

請求書の集約受領や月次一括処理は、処理フローそのものを抜本的に見直すアプローチです。具体的には、事業者ごとに異なっていた請求書のフォーマットや受領方法、支払タイミングを統一し、月に一回まとめて処理する仕組みを構築します。

これにより、毎月バラバラに届く請求書を確認・仕分けする手間が大きく削減され、支払命令書の作成や会計課への提出、証憑の保管までの工程が効率化されます。
実際、複数部門や施設から発生する請求書を一括で管理できるため、手作業による煩雑さやミスも減少し、現場の負担軽減に寄与しています。

ただし、集約のためにはサプライヤー側との調整や交渉、社内の運用ルールの見直しなども必要となるため、実現には一定の労力が伴います。

予算科目の自動仕分けや明細データの活用

自治体では、請求明細ごとに局や課、用途を正確に仕分ける必要があります。この課題に対し、マスタ管理やID番号付与を活用することで、請求受領時に自動仕分けされたExcelデータを受け取る仕組みを導入する自治体が増えています。
明細ごとに紐づく部門や用途をあらかじめマスタ登録しておくことで、毎回手作業で仕分けを行う必要がなくなり、会計システムへのデータ連携もスムーズに行えます。

また、こうした明細データを活用することで、部門別配賦や管理会計の効率化にもつながり、予算管理や監査対応の手間も軽減されます。
ただし、マスタ情報の継続的なメンテナンスや仕組みの運用が不可欠となるため、現場への定着には工夫が求められます。

一括請求サービス「Gi通信」「One Voice公共」で実現できること

自治体の主計課や出納課では、通信費や水道光熱費の請求処理に多大な手間がかかっています。部門ごとにバラバラに届く請求書の確認や仕分け、複数の支払命令書作成、証憑管理、会計システムへの入力作業など、細かな工程が積み重なり、限られた人員での対応が難しくなりがちです。

「Gi通信」「One Voice公共」は、こうした請求処理の手間を大きく削減し、月に一回の支払いと電子請求書の発行、部門別の配賦データ提供までを一括で実現します。まずは、このサービスで実現できる主なポイントを整理しましょう。

月一回の支払命令書発行・支払で済む仕組み
月1枚の電子請求書発行と証憑保管の簡素化
仕分け済み部門別配賦データの提供
各自治体の導入事例

煩雑な請求処理の課題を解決する具体的な仕組みや、実際の導入事例について詳しく見ていきます。

月一回の支払命令書発行・支払で済む仕組み

従来、各部門や施設から届く通信費・水道光熱費の請求書は、請求元や支払方法ごとに分かれていました。そのたびに支払命令書を個別に作成し、内容確認や会計課での審査まで複数の工程を経る必要がありました。

「Gi通信」「One Voice公共」では、請求書をまとめて受領・立替払いし、月に一回、全体を集約した電子請求書を発行します。これにより、支払命令書の作成や確認も月一回で済み、支払日や方法も統一されます。

Gi通信、OV公共　フロー改.png

業務を大幅に減らし、支払い漏れや遅延のリスクも低減します。現場の経理担当者は、細かい伝票作成や期日管理から解放され、本来の業務へ集中できるようになります。

月1枚の電子請求書発行と証憑保管の簡素化

多くの自治体では紙の請求書と電子請求書が混在し、証憑類の保管や監査対応に手間を要しています。

「Gi通信」「One Voice公共」では、全ての通信費・水道光熱費をまとめた電子請求書を月1枚だけ発行します。電子帳簿保存法にも対応できるタイムスタンプ付きで、必要な時にすぐ検索やダウンロードが可能です。

これにより、膨大な紙のファイリングやフォルダ整理、監査対応の準備作業が大幅に削減されます。証憑保管が簡素化されることで、スペースや工数の問題も同時に解消されます。

仕分け済み部門別配賦データの提供

通信費や水道光熱費の請求書は、複数の部門や用途が1枚にまとめられていることが多く、その仕分け作業が現場の大きな負担となってきました。

このサービスでは、利用部門ごとにあらかじめ仕分けされた配賦データをExcelなどの形式で提供。予算科目や用途ごとに細かく手作業で仕分ける必要がなくなり、会計システムへの連携もスムーズに行えます。

例)通信費CSVデータの例

自治体通信費CSVサンプル.png

これにより、部門別経費の把握や管理会計のための集計も効率的に進められます。多拠点・多部門を抱える自治体ほど、その効果が大きく表れます。

各自治体の導入事例

実際に「Gi通信」「One Voice公共」を導入した自治体では、処理フローの大幅な効率化やコスト削減、ペーパーレス化の推進が実現されています。

たとえば、青森県七戸町では請求書の削減と伝票作成の省力化により、年間約630時間・158万円の業務削減を達成しました。また、福島県白河市水道部では、毎月91枚の請求書処理が月1回に集約され、インボイス制度対応も含め業務負荷の軽減とペーパーレス化を実現しました。

導入事例資料ダウンロード：【自治体】ゼロカーボンシティ表明の青森県七戸町が「OneVoice公共」と「Gi通信」を導入！業務効率化とペーパーレス化、CO₂排出量把握の簡易化を同時に実現！

こうした事例からも、現場の負担低減や自治体DX推進に向けた具体的な効果が見えてきます。まずは資料請求や個別相談を通じて、貴庁の状況に即した最適な導入方法を検討してみてください。

よくある質問（FAQ）

自治体で請求書処理の効率化を検討する際、多くの方から寄せられる代表的な質問をまとめました。ここでは、よくある質問とその解説ポイントを整理し、それぞれの疑問にお答えします。

インボイス制度への対応は可能か

インボイス制度への対応は、多くの自治体担当者にとって大きな課題となっています。請求書の発行元によって形式や取得方法が異なるため、全ての書類を適格請求書として一元管理したいという要望が強まっています。

Gi通信では、通信会社からの仕入れ代行を行い、同社が発行する請求書を適格請求書として利用可能です。また、One Voice公共ではインボイス制度の要件を満たした形式で請求書や立替金精算書を発行できるため、法令対応も安心です。電子帳簿保存法に準拠したタイムスタンプ付き保管にも対応し、自治体の監査要件にも適合します。

これにより、制度変更への不安や運用負担を最小限に抑えることができます。